家中にある書類をデータ化する方法！電子化する際の注意点やポイント解説

なかなか整理ができない家中の書類！どんな紙をデジタル化すると良い？

いつかは捨てようと思っていても、なかなか捨てられなかったり、何となく捨てられずに溜め込みすぎたりと、家にある書類の整理に悩む方は多いのではないでしょうか？そんなかさばる書類もデジタル化することで保管や管理が一気に楽になります。具体的にどのような紙をデジタル化するとよいか以下にまとめたので、参考にしてみましょう。

思い出の写真や年賀状など

捨てられずにどんどん溜まってしまう写真や、毎年届く年賀状。思い出が詰まった写真や、知り合いからの年賀状は取っておきたいと思う方も多いと思います。また、写真はアルバムにまとめても、かさばってしまい収納に困ってしまうケースも。そんな時こそ、デジタル化がおすすめです。スキャンしてデータ化することで、キレイな画質で劣化せずに保存でき、一気に写真や年賀状の整理ができますよ。

雑誌や本

捨てるのがもったいないのでとりあえず取っておこうと、ついつい溜まりがちな本や雑誌はありませんか？また、大量の本や雑誌はかさばるので、どうしても家の収納スペースを取られてしまいがち。本や雑誌であれば、必要なページだけを切り取ってスキャンできるのでおすすめです。また、デジタル化すれば、どこでもデータとして持ち歩くこともできるのもポイント。

取扱説明書や冊子など

家に取ってある家電製品の取扱説明書や、保険の冊子などもデジタル化できます。特に、取扱説明書はスキャンすることで、PCなどから内容を確認できるので、データ化した後は、不要な資料として処分できます。スキャンする際は、1枚ずつ裁断してバラバラにすることで、まとめてスキャンもできます。

家庭の書類をデータ化するメリットとは？

書類をデータ化することによって、以下のようなメリットが得られます。

家庭の書類をデータ化するには？

書類のデータ化には、自分で行う方法と専門業者へ依頼する方法の2つの方法があります。それぞれのメリットやデメリットを理解したうえで、自分に合った方法を選びましょう。

パターン１．自分で行う

家にある書類のデータ化を自分で行う場合は、自宅にある複合機またはスキャナーで書類の取り込みを行います。自分で行うメリットは、書類に個人情報などが含まれている場合などに情報漏えいのリスクを回避できることです。一方デメリットとして、スキャニングからファイル加工まですべて自分で行うため、大量の書類をデータ化する場合は膨大な作業時間が必要になることが挙げられます。

パターン２．専門業者へ依頼する

データ化したい書類が大量にある場合は、専門業者に依頼するのがおすすめです。業者に外注することで、スキャニングやデータ加工にかかる手間や時間を大幅に削減できます。
ただし、書類の量がそれ程多くない場合などは、費用をかけてでも業者に依頼すべきかどうか事前に検討する必要があります。また、大切なデータを預けることになるため、サービス面で信頼できる業者を選ぶことも大切です。

家庭の書類をデータ化する方法｜3つのステップ

書類をデータ化するためには、以下の3ステップを踏みます。

ステップ１．データ化に必要な書類を選別する

ステップ２．データをどのような形で保管するかを決める

データの保管方法や運用ルールを決めておくことも大切です。確認すべき項目には、以下のようなものがあります。

書類のサイズ

データ化する際の書類のサイズを決定します。実寸で取り込むのか、A4サイズに統一するのかなど、文字の大きさや内容によって、使いやすさを考慮してサイズを決めることも大切です。

解像度

解像度とは、スキャンした画像の細かさのことです。解像度は、「dpi」もしくは「ppi」で表されます。書類のスキャンを行う際、スキャナーもしくは複合機で読み込む画像の解像度を設定する必要があります。
基本的に、解像度を高く設定するほどデータは綺麗に保存できますが、同時にデータ容量も大きくなります。スキャン時に解像度を必要以上に高く設定すると、スキャンに時間がかかる上、保存したデータの管理もしづらくなります。パソコンで作成した書類であれば200～300dpi、手書きで作成した書類や写真であれば300～400 dpiで取り込むのがいいでしょう。

ファイル名やファイル形式

パソコンやDVDでの管理や検索がしやすいよう、ファイル名にも一定のルールを設けましょう。ファイル形式についても、「データの軽いPDFに統一する」「データ量の多い画像ファイルなどはJPEGやPNGで保存する」などのルールを決めておくといいでしょう。

フォルダ構造

データ化した書類を格納するフォルダの構造についても、あらかじめルールを決めておきましょう。せっかく書類をデータ化してもフォルダ構造のルールが曖昧だと、どこにどのファイルが保存されているか自分で分からず検索に時間がかかってしまいます。

ステップ4.書類をスキャンする

スキャンは自分で行う方法と、専門の業者へ依頼する方法の2つがあります。スキャンを実施する際は、以下の流れに沿って行います。

まず、書類のクリップやホチキスを取り、データ化したい書類を選別します。その後、スキャナーや複合機で書類のスキャニングを行い、パソコンでファイル形式の変換やOCR処理を行います。そして、ファイル名や属性データを入力してファイルを保存します。最後に、ファイルを開いて書類がちゃんとデータ化されているか検査を行いましょう。

ただし、これらの作業をすべて自分で行うのが難しい場合や、時間が足りない場合は、専門業者に依頼するのがおすすめです。

自分で書類をデータ化する場合のスキャン方法

自分でスキャンする方法はいくつかあるため、ここでは、おすすめのスキャン方法を3つご紹介します。

２．スマホ用のスキャナアプリを使う

2つ目はスマホでのスキャン用アプリを使って読み取る方法です。Googleの「フォトスキャン」などさまざまなスキャン用アプリがあり、手軽にスキャンできるのがポイントです。また、アプリによっては、歪み補正や、書類の文字を自動で読み取るOCR機能、ページ結合機能などさまざまな便利機能がついたものもあります。ただし、書類を1枚ずつデータ化する場合は、手間がかかってしまうので、大量の書類をスキャンする場合には向きません。

書類をデータ化する際に押さえておきたい注意点

書類のデータ化の方法と併せて、日本における書類の電子化に関するルールについての注意点も押さえておきましょう。書類の電子化に関して、日本では以下の2つの法律が定められています。

e-文書法

「e-文書法」とは、証券取引法や会社法、商法、法人税法などによって保管を義務付けられているすべての書類について、電子ファイルでの保存も許可する法律のことです。対象となる書類は、契約書や請求書、領収書や会計帳簿など多岐にわたります。

電子ファイルでの保存に当たっては、

「見読性（データが書面として明瞭な状態で見られること）」

「完全性（データの内容の変更や消去が起きた場合、その事実を確認できること）」

「機密性（許可された人以外のアクセスを抑止できること）」

「検索性（必要な時にすぐ引き出せるような高い検索性があること）」

の4つの要件を満たしている必要があります。

【参考】e-Govポータル（https://www.e-gov.go.jp）　民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律

電子帳簿保存法

「電子帳簿保存法」は国税庁によって定められている法律であり、会計帳簿や国税に関する書類を電子化して保存することを認めるものです。
先述の「e-文書法」との違いは、書類のデータ化にあたって税務署長の承認が求められること。また、電子帳簿保存法においても

真実性の確保
…定められた解像度で保存されており、担当者の電子署名があること

可視性の確保
…カラ―保存されていることや、取引年月日などの項目で検索ができること

という2つの要件を満たしている必要があります。

【参考】国税庁　電子帳簿保存法関係

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