増えてしまって管理が大変な昔の写真や紙の書類はデータ化して整理するのがおすすめ

紙の書類が増え続けてしまう理由

学校で配布されたプリントや職場で扱う書類や役所関連の各種通知、契約書や領収書など、日常生活において紙の書類は日々増え続けます。あとで時間ができた時にきちんと整理しようと思っているうちに、いつのまにかテーブルやデスクに溜まっていたということはよくあるケースです。これまでに手元に残していた手紙や年賀状などが溜まってしまっている、というケースも多いのではないでしょうか

紙の書類をデータ化するメリットとは

増え続けてしまう紙の書類は、データ化することで管理が簡単になるだけでなく、他にも多くのメリットがあります。紙の書類をデータ化すると、どのようなメリットがあるのか詳しくご紹介します。

書類を紛失する心配がなくなる

日々増え続ける紙の書類は、どこに置いたかわからなくなることや、誤って処分してしまうなど、いつのまにか紛失してしまったということは、多くの方が経験されているのではないでしょうか。仕事で書類を外に持ち出すシーンも多くありますが、持ち出した際に紛失してしまうリスクもあります。書類をデータ化しておけばバックアップにもなり、紛失のリスクを下げることが可能です。

書類の保管スペースが必要なくなる

紙はどうしてもかさばってしまい、整理を怠っているとすぐに大量になりがちです。紙の書類をうまく整理できず、あれもこれもと一応保管しておくとなると、保管するスペースもその分必要ですし、紙の書類が増えれば、当然のことながら保管スペースも増えることになります。

紙の書類をデータ化すれば、保管に必要な物理的スペースは不要になります。デスクやテーブル、家の中の収納には限りがあるため、紙の書類のデータ化は収納スペースの有効活用にもなります。

また、保管方法や保管している場所の状態、紙の種類や印刷の種類によっては、経年劣化により紙の変色が起こり、印字された文字が消えてしまうこともあります。書類を留めていたホッチキスの針が錆びてしまうこともよくあるケースです。

こういった長期の保管や保管方法による状態の劣化に関係なく、書類そのものをきれいな状態で保存しておきたい場合にも、データ化は良い保存方法であると言えます。

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書類を探しやすくなる

あとできちんと整理しようと思っていたところ、いつの間にかいろんな種類の書類を積み上げてしまっていたり、忙しくしていると思いもよらない場所に置いてしまったりと、いざ必要となったときになかなか見つけられないという経験がある方も多いのではないでしょうか。

また、あらかじめファイルなどにまとめファイリングしたものを保管していても、どこに何を閉まってあるのかすぐにわからないなど、探す手間や時間がかかってしまいます。

実は簡単！紙の書類をデータ化する方法

書類をデータ化するメリットは多くありますが、いざデータ化するにはどのようにすればよいのでしょうか。

データ化というと、機械操作が苦手な方などは少し身構えてしまうかもしれませんが、実は思っているよりもとても簡単な方法もあります。それでは、書類をデータ化するには、どのような方法があるのか紹介します。

店舗に持ち込んで保存する

書類をデータ化したいもののスキャナーの購入は迷ってしまうという方や、スキャナーがあってもスキャンする作業自体が面倒でなかなか手をつけられない、あるいは、思うようにスムーズにデータ化作業が進まないという方も多いかもしれません。

自宅のスキャナーで書類を一枚ずつスキャンする作業は、手間と時間のかかる作業です。機械操作が苦手な方には、ややハードルの高い作業でもあります。書類の量が多い場合や、クリップやホッチキスなどで綴じられたものをスキャンする前にばらすなどの作業も必要となってくるため、書類の量や状態によっては作業量と所要時間が膨大になることも少なくありません。

書類をデータ化する一番簡単な方法はデジタル化サービス対応のお店に持ち込む方法です。
データ化に関わるすべての作業や時間を一切かけることなく、データ化したい書類を店舗に持ち込むだけで簡単にデータ化することができます。

この場合に必要な作業は、データ化したい書類を店舗に持っていくことだけです。スキャンにかかる手間や時間を一切かけることなくスピーディーにデータ化できるのは、なにかと忙しい日々の大切な時間をうまく節約することにもなります。

思い出の昔の写真や紙の書類はデータ化して管理を簡単に

増え続ける紙の書類をうまく管理するには、データ化することをお勧めします。データ化することで、本来保管に必要であったスペースをなくせるだけでなく、見返す際に対象の書類を探すのがとても容易になるなど、書類のデータ化には多くのメリットがあります。

ただ、紙をデータ化するには、データにする作業が必要となってきます。店舗に持ち込めばこの作業にかかる手間や時間を省き、簡単にきれいに、そしてスピーディーにデータ化することが可能です。

紙の書類は意識して整理に着手しないと、日々増え続ける一方です。自宅の紙の書類を整理しようと思い立ったら、店舗に持ち込み一気にデータ化することで、書類整理のストレスも一気に解消できそうです。

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