書類や写真、紙モノをすっきり整理！きれいに片付くコツとアイデア

書類や写真、紙モノを整理するコツとは？

第1ステップ：「どう収納するか」よりも「捨ててOKか」

増え続ける書類などの中には、取っておく必要のないものも一定量あると考えておきましょう。紙モノ整理の第1ステップは、必要のない書類を処分すること、たまらない仕組みを作ることです。

チラシやレシート、学校やサークルのお知らせなど、毎日何かしらの紙モノを受け取るのではないでしょうか。家で紙モノの内容を確認したとき、すぐに判断して整理できる導線を作りましょう。紙モノ専用のゴミ箱を作っておくと、一時保管的な役割も果たせます。万が一の保険にもなるのでおすすめです。

第2ステップ：保存目的ごとに分類する

不要な書類を処分した後は、取っておく必要のある書類だけが残っていることになります。次のステップは、「長期保存」「短・中期保存」「思い出系」の3つに分類することです。
「レシートはここ」「学校からのお知らせはここ」と、取っておく書類すべてを細かくカテゴリー分けしてしまうと、かなりの手間がかかります。面倒になってついつい後回しにしてしまい、いつまでたっても整理が進まないというパターンに陥ってしまうかもしれません。
保存目的ごとに大きく3つに分類し、後は入れるだけという環境を作っておくと、手間もかからず負担が軽減されます。

目的別の整理術を心得る

ここでは具体的に「長期保存」書類、「短・中期保存」書類「思い出系」書類の見極め方をまとめます。

「長期保存」書類のほとんどは、頻繁に見る必要はないでしょう。しかし、「家族が入院した」「商品が故障した」など、ここぞというときに必要になります。
「短・中期保存」の書類は、時期が来れば処分することになるため、出し入れしやすい保存方法が最適です。
「思い出系」の書類は、年を追うごとに増えていきます。どれも大切な思い出ではありますが、取捨選択も必要です。

置き場所の工夫やラベリングで分かりやすく

すべての書類を細かくカテゴリー分けし、家のあちこちに分散して収納すると、収納した本人しか見つけられないということになりかねません。突然の入院や出先での事故など、いざというときにも家族が簡単に見つけられるよう、保存書類は一か所にまとめる、保存場所を共有するなど、工夫をしておきましょう。
特に分かりにくいのは「短・中期保存」書類かもしれません。期日や内容が幅広く、量も多くなりがちなため、誰もが分かるようにラベリングしておくと安心・便利です。

第3ステップ：定期的な見直しでリバウンドを防止

受け取った段階で不要なものを処分し、必要なものは3つに分類・収納していくというパターンができ上がると、書類整理は楽に続けられます。
さらに定期的に点検し、保存内容を更新することも必要です。「長期保存」書類の中には、長いとはいえ期日のあるものもあります。家電を買い替えたときは、古い家電の説明書は不要でしょう。加えていくだけでなく、役目を迎えた書類を処分していくことで、保存量を抑えられます。
1年に1回や子どもが進級したタイミングなど、定期的な見直しを習慣づけるとリバウンドの防止にもなるでしょう。

長期保存書類を整理するアイデア

ポケットファイルで保存

ポケットファイルとは、ポケット式の透明ファイルが10枚~20枚ほど付いているファイルブックのことです。ポケットの上部から書類を入れて保存する形になっており、厚みのない説明書などは簡単に保存できます。
保存できるファイル数が限定されているため、「説明書」「年金・税金関係」など大まかに分け、別々のファイルで保存すると整理しやすくなるでしょう。必要書類を探すときにも見つけやすくなります。
ポケット式のファイルは出し入れも簡単なため、該当期間が切れたときなど、書類を処分する際にも便利です。

2穴ファイルで保存

2穴ファイルとは、書類や透明ファイルを保存していく2穴リングのバインダーです。書類そのものに2穴をあけるか、2穴のあいたポケット式の透明ファイルを使い、必要書類をとじていきます。
2穴ファイルの利点は、書類や透明ファイルを追加できることです。書類をとじる順番も変更可能なので、自分の使いやすい方法へのシフトチェンジも簡単にできます。カラフルな見出しシートが付いているものもあり、1冊の中でジャンル分けが可能です。

短・中期保存書類を整理するアイデア

個別フォルダーを利用

「短・中期保存」書類に最適なのは、個別フォルダーを使った整理方法です。個別フォルダーには、紙製やプラスチック製のインデックスフォルダーやクリアファイルが含まれます。
挟むだけという手軽な保存方法が魅力です。「短・中期保存」書類は期日を過ぎると処分するため、出し入れのしやすい個別フォルダーは最適な保存アイテムといえるでしょう。
各フォルダーにはラベリングをし、いつでもすぐに確認できるようにします。「レシート」「学校関係」「手続き」といった目的別のインデックスを付けたり、「すぐ」「月末」など期日で分けたりしてもよいでしょう。

取り出しやすい方法で整理

「短・中期保存」書類の個別ファイルは、取り出しやすいところに置いておかなければなりません。すぐ目に付く場所であっても、ただ重ねていたのでは取り出しやすいとはいえず、ファイルから書類が飛び出してしまうこともあるでしょう。
個別ファイルは、ファイルボックスや引き出し型ファイルケースに収納する方法がおすすめです。すっきりまとまるだけでなく、書類の飛び出し防止にもなり、さっと取り出せます。ファイルケースには、重要度や期日など、インデックスを付けておくと分かりやすいでしょう。

思い出系書類を整理するアイデア

定番商品を使ってスマート収納

毎年増えていく「思い出系」書類の代表格は、写真です。事あるごとにプリントした写真がかなりの数になり、整理できないという方も少なくないでしょう。
心苦しいかもしれませんが、残したい写真を選び出しましょう。同じようなアングルの写真が何枚もあるときは、ベストショットだけを残します。
選んだ写真は時系列にし、定番の写真フォルダーなどシンプルなデザインのアルバム・整理用品に保存すると、手間がかからず見た目もきれいです。

データ化して書類は処分

現物としては残さないことにした写真や手紙、子どもが描いた絵などは、データ化して保存することもできます。
データ化しておけば、経年劣化することがないため、色あせや破損の心配も不要です。保存に場所も取りません。クラウドストレージにバックアップしておけば、火事や災害で思い出がなくなってしまうリスクも回避できます。保存したデータは、フォトブックや動画作成などへの利用も可能です。
データ化するには、自分でスキャンするか、専門業者のデータ化サービスを利用する方法があります。

自宅で書類をデータ化するときの注意点

自分で写真や手紙、絵などをスキャンし、データ化することも可能です。しかし、いくつか注意しておきたい事柄もあります。
データ化する際は、機材やアプリの操作方法、パソコンやデータ管理に関する知識が必要です。写真や絵などの場合には、質感がうまく出ないことも考えられます。また、自宅でのデータ化は、基本的に手間がかかることが懸念材料です。きれいに速く整理したい方は、まとめて業者に頼むほうが満足感を得やすいかもしれません。

写真や手紙、子どもが描いた絵など「思い出系の書類」をデータ化するならこちら！

思い出が詰まった紙類の整理には「キタムラの思い出サービス」！

写真も書類もまとめてデータ化！

「キタムラの思い出サービス」では、写真や絵、名刺や手紙など、A4サイズまでの書類をデータ化できます。お申し込み方法は簡単で、カメラのキタムラの対象店舗に持ち込むだけです。CDにデータ保存してお返しします。
「思い出系」の紙モノを仕分けする際、「取っておきたいけれど場所を取るから……」と保存を諦める必要はもうありません。データ保存で残したい書類をまとめておけば、後はカメラのキタムラにお任せですっきり整理できます。保存したデータを家族で共有したり、ブログにアップしたりと活用の幅も広がるでしょう。

「思い出系」書類をデータ化するならこちら！

「宛名データ化サービス」で年賀状やハガキの整理も簡単！

年賀状やハガキは、結婚や出産、転居といった近況を知らせる手段でもあります。整理の必要性を感じながら、気が付けばもう年末……ということはありがちともいえる状況です。
とはいえ、年賀状やハガキをすべて残していると、その量はどんどん増えてしまいます。そこでご利用いただきたいのが「宛名データ化サービス」です。年賀状の表・裏の画像データに加え、差出人情報をCSVファイルで住所録化します。思い出と情報を一度にすっきり整理してしまいましょう。

「宛名データ化サービス」について詳しくみる

アルバムの保存に困ったら「アルバムそのままDVD」

アルバムは大切な思い出であるとはいえ、かさばることも多く、整理しにくいアイテムです。亡くなったご家族のアルバムなど、見る頻度は低いものの処分しにくいケースもあります。
カメラのキタムラの「アルバムそのままDVD」は、アルバムを丸ごとデータ化するサービスです。写真1枚1枚とアルバムの各ページもデータ化するため、アルバムに添えられているコメントなども消えません。色あせや劣化もないため、貴重な思い出を美しいまま保存可能です。

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まとめ

「思い出系」の紙モノのデータ化はこちら